Как правильно провести инвентаризацию нематериальных активов
У объектов интеллектуальной собственности нет материально-вещественной формы. Поэтому если вы приняли их к учету в виде нематериальных активов (НМА), то обязательно столкнетесь с вопросами: как обеспечить их сохранность, кто будет материально-ответственным лицом и как инвентаризировать НМА? Разобраться в этой теме читателям CFOCAFE поможет Екатерина Бусыгина, руководитель управления капитализации интеллектуальной собственности патентно-адвокатского бюро «Гардиум».
Екатерина, в чем сходства и отличия подходов к инвентаризации НМА и других активов?
В целом подходы схожи. Но в то же время инвентаризация НМА имеет важные отличия от проверки наличия других видов активов. Например, от работы с основными средствами, которые инвентаризируют чаще всего. Оформление выявленных НМА связано не только с фактическим наличием неучтенных разработок, но и с проверкой соответствия объекта нормативным требованиям.
Поэтому понадобится экспертиза как сотрудников финансового блока для определения экономических выгод от использования актива, так технической и правовой экспертизы для определения критериев охраноспособности активов и критериев признания в качестве объектов интеллектуальной собственности.
После того как НМА принимают к учету, объект обычно закрепляют за использующим его подразделением, а из сотрудников этого подразделения назначают ответственного за НМА. Именно ответственные сотрудники должны обеспечить сохранность документов и других сведений, позволяющих идентифицировать объект интеллектуальной собственности и подтвердить права предприятия на него.
Можно ли инвентаризацию НМА проводить в рамках общей инвентаризации имущества компании?
Да, конечно. Более того, инвентаризация НМА входит в состав годовой инвентаризации. Надо учитывать, что потребуется сформировать пакет необходимых документов, поскольку в базовых версиях бухгалтерских программ (в том числе 1С) инвентаризация НМА не настроена.
Отмечу, что процедура инвентаризации патентов или инвентаризации товарных знаков достаточно проста. Документ о госрегистрации подтверждает права на объект, а процесс создания или приобретения (получения) такого НМА представляет собой стандартную операцию для бухгалтерского учета.
Когда же речь идет о секретах производства, ситуация может быть сложнее. Подтверждением существования объекта могут быть технологическая документация (для технических решений) или регламент (для управленческих решений).
Ноу-хау дает возможность оформлять в виде нематериальных активов сведения различного характера и не требует государственной регистрации. Таким образом, практически каждое предприятие может использовать этот гибкий инструмент, чтобы быстро оформить свои технологии производственные или управленческие решения в виде интеллектуальной собственности.
Интеллектуальная собственность (ИС) – это результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации, которым предоставляется правовая охрана.
Полный перечень видов интеллектуальной собственности приведен в статье 1225 ГК РФ.
Но что если результат интеллектуальной деятельности существует и способен приносить экономические выгоды, но не учитывается на балансе предприятия?
Подобная ситуация часто возникает, когда создание объекта стало «побочной» деятельностью и не оформлялось в качестве отдельного процесса. Например, сотрудники склада путем многочисленных проб и ошибок усовершенствовали логистику, изменив транспортную цепочку товаров, которая дала экономию около 20% от текущих складских затрат. Решение отражено в соответствующих внутренних локально-нормативных актах (регламент, инструкции) и может быть идентифицировано.
Получается, у предприятия есть технология, но ее не приняли к учету и непонятно, сколько она стоит. Вот именно здесь поможет механизм выявления ноу-хау путем проведения инвентаризации результатов интеллектуальной деятельности. Стоимость объекта будет определена через рыночную оценку. Заострю внимание на разнице в механизмах принятия НМА к бухгалтерскому учету.
Если бы ноу-хау было создано в ходе выполнения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, результаты которых признаны положительными, то в период разработки затраты капитализировались бы и сформировали первоначальную стоимость объекта. Если же ноу-хау купили, тогда объект приняли бы к учету по цене приобретения.
В чем заключается суть инвентаризации НМА?
Она достаточно банальна – нужно найти объекты, которые соответствуют требованиям к НМА. Естественно, сама процедура обуславливает необходимость в профессиональных компетенциях специалистов, задействованных в ней. Учитывая, что в большинстве случаев выявленные объекты интеллектуальной собственности нужно дооформить, основная трудность состоит в техническом описании (определение состава сведений, архитектуры, расчета экономического эффекта), определении срока полезного использования, формировании правоустанавливающих документов и обеспечении соответствующего режима доступа.
Кроме того, выявленные НМА принимаются к бухгалтерскому учету в результате инвентаризации по рыночной стоимости, в связи с чем необходимо привлечение квалифицированного оценщика.
Какие преимущества получает компания от оформления РИД?
Оформив интеллектуальную собственность, предприятие не только защитит свои права на нее, но может существенно повысить инвестиционную привлекательность и финансовый результат.
Обратите внимание, что организация при постановке на баланс объекта, найденного в виде «излишка» по итогам инвентаризации нематериальных активов, получает внереализационный (прочий) доход. Но в 2019 году такой доход освобождается от налогообложения в силу Федерального закона № 166-ФЗ от 18.07.2017 г. Льгота дает возможность предприятиям повысить свою капитализацию за счет результатов интеллектуальной деятельности.
Вы сказали, что льгота действует только в 2019 году, но до конца года осталось не так много времени…
Несмотря на сжатые сроки действия льготы по налогу прибыль, времени выявить и принять к учету ноу-хау еще достаточно. Наш опыт показывает, что вся процедура оформления (аудит текущей документации и технологических процессов, проведение инвентаризации, техническое описание выявленных объектов, введение режима коммерческой тайны, определение стоимости и принятие к учету НМА) занимает около 2−3 недель.
Товарный знак
для вашего бизнеса
Краткое руководство по товарному знаку как основному элементу брендинга вашей компании